انبارداری به شکل نرم افزار و سیستمی چه قابلیت هایی دارد ؟

امروزه نرم افزارهای زیادی در بازار وجود دارد که فرآیندهای انبار داری را برای شرکت ها مرتفع می کنند در واقع راهبری فرآیند های انبار داری به شکل سیستمی با در نظر گرفتن استفاده از آخرین فناوری ها مزیت محسوب می شود. به طور مثال پشتیبانی از تک رادیو فرکانس یا همان RFID. که از مهمترین و کاربردی ترین ویژگی های یک سیستم انبار داری است .

نکته مهم اینجاست که سیستمی کردن انبارداری را نباید با هوشمد سازی انبارداری سیستمی یکی دانست . اتوماسیون انبارداری در قالب قابلیت های هوشمند در تحلیل ها و امکان طراحی فرآیندها است که یک نرم افزار انبار را متمایز می کند .

هدف اصلی از سیستمی کردن فرآیندهای انبار داری کاهش خطا و افزایش بهره وری است . وقتی سیستم بتواند با کمترین مغایرت و بیشترین سرعت اجرا مدیریت را در اجرای موفق امور انبار داری یاری نماید اتوماسیون هوشمند انبار داری معنا می یابد.

RFID در یک سیستم نرم افزاری انبار داری چه کمکی می کند ؟

ابتدا باید یک تعریف درست از تگ های RFID داشته باشیم . “فناوری رادیو شناسه" مخفف Radio Frequency Identification = RFID  امروزه در بسیاری از صنایع مورد استفاده قرار می گیرد. این سامانه به شکل بی سیم توانایی تبادل اطاعات از طریق یک تگ متصل به کالا و یک بارکد خوان را برقرار می کند. در این سامانه ها سیگنال های الکترونیکی و  الکترو مغناطیسی وظیفه خواند و نوشتن غیر تماسی را به عهده دارند.

سامانه RFID  از مزایای زیادی برخوردار است به طور مثال دقت عملیات کنترل موجودی را به طور چشمگیری افزایش میدهد. این سامانه بخصوص در حوزه حمل و نقل در زنجیره تامین بخوبی باعث بهره وری می شود به این معنی که ضمن افزایش کارایی ، زمان را در این زنجبره به طور قابل توجهی کاهش می دهد. باید توجه داشت که دسترسی به موجودی انبار از مهترین ویژگی های انبار است که RFID دسترسی به این منابع اطلاعاتی را تسهیل می کند. دقت کنترل موجودی های انبار از دیکر مزایای استفاده از سیستم انبارداری هوشمند است. از دیگر مزایای استفاده از تگ RFID در سیستم انبار داری می توان به موارد ذیل هم اشاره کرد:

1. مدیریت سرمایه در گردش با هدف کاهش منطقی
2. تسریع فرآیندهای انبار گردانی
3. افزایش در دقت اجرای انبارگردانی
4. مدیریت مغایرت موجودی انبار به منظور کاهش خطاها
5. تقویت امنیت انبار
6. مدیریت زمان دریافت و ارائه کالا
7. عبور از فرایند های سنتی به سیستمی
8. افزایش بهره وری و رشد کارایی

بارکد و RFID چه تقاوتهایی دارد ؟

• عدم نیاز به ارتباط چشمی دستگاه ها به هنگام استفاده از RFID
• پشتیبانی از فاصله‌های زیاد به هنگام استفاده از RFID
• قابلیت خواندن گروهی  تگ‌ها به صورت گروهی
• تگ های RFID  نسبت به بارکد از مقاومت بالاتری برخوردار است
• امکان ذخیره اطلاعات بر روی حافظه داخلی تگ‌ ها وجود دارد

برای اطلاعات بیشتر به سایت برهان سیستم پاسارگاد مراجعه بفرمایید.

معیارهای  در انتخاب  نرم افزارهای MIS/ERP

10 معیار اصلی که باید هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری و نرم افزار مالی در نظر بگیرید

• توجه به فرآیند انتخاب نرم افزار ERP/MIS

صادقانه بگویم که انتخاب یک نرم افزار جدید مالی و حسابداری برای شرکت ها کار ساده ای نیست. انتخاب ، خرید ، نصب و استقرار یک نرم افزار مالی و حسابداری، کاری است حساس که نیاز به همکاری و همفکری نیروهای متخصص و مکمل داخلی و خارجی دارد . اگر سازمان شما به دنبال تهیه یک نرم افزار MIS/ERP است پیشنهاد می کنم حتما مقاله  زیر را برای انتخاب نرم افزارMIS/ERP در مطالعه کنید.

برای کسب اطلاعات بیشتر در زمینه ERP می توانید به مقاله ی ERP چیست مراجعه کنید.

• نرم افزار های ERP   و MIS  ( نرم افزار مالی و حسابداری)

قبل از اینکه وارد بحث انتخاب نرم افزارهای MIS/ERP شویم لازم است ابتدا با مفهوم  سیستم های اطلاعات مدیریت و سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی به عنوان نرم افزارهای مدیریت کسب و کار آشنا شویم . نرم افزارهای مدیریت کسب و کار در واقع وظیفه سیستمی کردن فرآیند های کسب و کار را دارند. این نرم افزارها شامل نرم افزارهای مالی و حسابداری ، حقوق دستمزد ، اموال و .... بوده که می تواند برای اجرای صحیح فرآیندهای کسب و کار سازمان ها مزیت رقابتی ایجاد کند.

ده معیار انتخاب نرم افزار MIS/ERP

1. تجربه صنعت مشابه

یکی از پرسش های خوبی که می تواند در انتخاب یک نرم افزار مالی و حسابداری به شما کمک کند این است که معمولا در این صنعت از چه نرم افزاری استفاده می شود. اگرچه لزوماً نرم افزار مورد نظر شما مختص این صنعت نباشد، اما برخی راهکارها از میان شرکت های ارائه دهنده راهکار مالی و حسابدرای بهترین پاسخ عملکردی برای برخی صنایع هستند.

2. قیمت

در مورد قیمت نرم افزار و پیاده سازی نرم افزار مالی و حسابداری، شما باید چند حوزه را در نظر بگیرید.

• 1. بازگشت سرمایه گذاری : ROI یا بازگشت سرمایه یک نرم افزار مالی و حسابداری جدید از چند طریق قابل اندازه گیری است. آیا زمینه های خاصی از تجارت وجود دارد که بتوان از طریق فناوری جدید صرفه جویی در هزینه را به دست آورد؟ به عنوان مثال مدیریت بهتر دارایی ها ، بستن سریع تر حسابها  ، خودکار کردن کارهای دستی یا وقت گیر همه رویه های اتوماسیون موثر در یک سیستم نرم افزاری مالی و حسایداری است که می تواند ارزش افزوده ایجاد کند.
  2. آیا هزینه های فناوری وجود دارد که بتوان از طریق نرم افزارهای مالی و حسابداری جدید کاهش داد؟ صرفه جویی در هزینه می تواند ناشی از کاهش سخت افزار یا پشتیبانی ، توافق نامه های جدید مجوز نرم افزار یا کاهش اثر گذاری نرم افزار باشد.
  3.  بازگشت سرمایه بلند مدت چیست؟ تردیدی نیست که هزینه اولیه خرید نرم افزار و اجرای آن یک سرمایه گذاری مالی برای سازمان ها خواهد بود. پیش بینی کارشناسان این است که با خرید و تهیه یک نرم افزار مالی و حسابداری مناسب بین 1 تا 3 سال ارزش ایجاد شده حاصل از خرید نرم افزار مبتنی بر فناوری و معماری عالی به سازمان شما بر می گردد.
  4.  نرم افزار MIS/ERP جدید چه قابلیت هایی را فعال می کند؟ سرعت بیشتر تعاملات فرآیندی مالی و غیر مالی، خدمات بهتر بیشتر به مشتری ، ساده سازی فرآیندهای کسب و کار ، بهره وری عملیاتی ، فضای تجارت الکترونیکی مدرن ، مدیریت انبار و موجودی کالا ، گزارش کسب و کار در زمان واقع و ..... اینها برخی از مزایای احتمالی نرم افزارهای مالی و حسایداری جدید است که باید در طی فرآیند انتخاب MIS/ERP مورد توجه قرار گیرد.
  5. قیمت تمام شده، در طی فرآیند انتخاب نرم افزارهای MIS/ERP هزینه های مستقیم و غیرمستقیم وجود دارد. در زیر برخی از هزینه های اصلی برای ارزیابی  نرم افزار آورده شده است:
• مجوز نرم افزار ( لایسنس چند کاربر)
• ماژول های نرم افزار (نمونه هایی از ماژول ها شامل: تولید ، امور مالی ، توزیع ، مدیریت پروژه ، مدیریت سفارش ، CRM و غیره)
• سخت افزار (در صورت نیاز)
• میزبانی ابر( Cloud)
• پیاده سازی (Implementation)
• پشتیبانی در دیگر نرم افزارها
• پشتبانی پیوسته و مداوم فنی نرم افزار ، پشتبانی مهاجرت داده ، پشتبانی آموزش و توسعه نرم افزار
  6. مدل قیمت گذاری

استراتژی قیمت گذاری نرم افزار از معماری محصول و البته از فرصت بازار استفاده می کند. نظر مالک  نرم افزار و کمبته قیمت گذاری نرم افزار در یک شرکت ممکن است به طور چشمگیری متفاوت باشد. در برخی موارد مدیر  فروش و بازاریابی و یا کمیته قیمت گذاری و در برخی موارد مدیر عامل و مالک نرم افزار قیمت را یشنهاد می دهد. صرف نظر از اینکه مسئولیت های اصلی قیمت گذارب به چه کسی برمی گردد ، محصول باید بتواند در برابر تفاوت قیمت های رقبا در فروش منطقی و ارزشمند ارائه و در یک ساختار قیمت گذاری حساب شده، ردیابی و به بازار عرضه شود.

طراحی استراتژی موثر قیمت گذاری و مدل تجاری یکی از مهمترین مهارت هایی است که باید هنگام خرید یک نرم افزارجامع مالی و حسابداری در نظر گرفت. قیمت نرم افزار و قیمت گذاری نرم افزار یک علم دقیق نیست ، بلکه فرایند مذاکره مداوم ، اعتبار سنجی بازار ، اعتبار سنجی عملیاتی ، رقابت پذیری صنعت و پذیرش مشتری است.

• 7. هزنیه تولید : هزنیه تولید نرم افزار به عوامل زیر بستگی دارد
• پیچیدگی فنی
• پیچیدگی توابع کاربردی
• پیچیدگی طراحی رابط کاربری
• اندازه نرم افزار
• تیم طراحی ، تیم توسعه ، تیم پشتیبانی ، تیم آموزش ، تحلیلگران کسب و کار و واحد کنترل کیفیت
• تیم مدیریت پروژه
• پلتفرم

3. دوره حیات شرکت ارائه دهنده نرم افزار

بقاء و حیات یک ارائه دهنده نرم افزار مالی و حسابداری MIS/ERP برای در نظر گرفتن معیارهای انتخاب نرم افزار بسیار مهم است ، از جمله این معیارها می توان به موارد زیراشاره کرد:

• عمر محصول: چه مدت محصول در بازار بوده است ، نقشه راه نرم افزار شما برای آینده چیست ، سرمایه گذاری تحقیق و توسعه در محصول چگونه تعریف می شود؟
• تعداد مشتری: چه تعداد مشتری فعال از این نرم افزار استفاده می کنند؟
• وضعیت مالی شرکت : گردش مالی و هزینه نگهداشت مشتری چگونه است ؟

4. ملاحضات نصب و استقرار و اجرای پروژه

برای همه شرکت ها یافتن یک ارائه دهنده راهکار نرم افزارهای مالی و اداری به عنوان یک شریک و مشاور مناسب بسیار حائز اهمیت است. به عنوان مهمترین گام، نصب و استقرار موفق نرم افزار مالی و حسابداری و داشتن تجربه های موفق در این حوزه  برای هر سازمان خریدار ، جنبه ضروری معیارهای انتخاب نرم افزار MIS/ERP است.در زیر برخی از جنبه های موفقیت در اجرای پروژه پیاده سازی نرم افزار مالی و حسایداری اشاره می شود:

• زمانبندی
• پشتیبانی اجرایی ( مشارکت واحد های ذینفع )
• طرح و برنامه پروژه (Project Plan)

5. تکنولوژی استفاده شده

علاوه بر قابلیت های نرم افزاری ، ملاحظات فن آوری دیگری نیز وجود دارد که برای فرآیند انتخاب MIS/ERP مهم هستند. بهترین نرم افزارهای مالی و حسابداری در بحث تکنولوژی باید در موارد مطرح شده زیر قوی باشند:

• ابزارهای گزارش دهی کاربر نهایی
• دسترسی راحت تر به اطلاعات ، بدون مهارت خاص
• سادگی در UI و UX
• هوش تجاری
• امنیت داده ها
• عملکرد و زمان پاسخگویی و قابل اطمینان سیستم
• خرابی بسیار محدود
• قابلیت ادغام و یکپارچگی با سیستم های دیگر
• امکان انجام سفارشی سازی های

6. ریسکهای پروژه

پروژه های فناوری بخصوص در حوزه نرم افزارهای مالی و حسابداری ، در سطح سازمانی ذاتاً دارای برخی خطرها هستند. انتخاب یک نرم افزار MIS/ERP با کارایی متناسب با کسب و کار شما ، همراه با بسیاری از معیارهای دیگر از جمله قابلیت ویژه ارائه دهنده راهکار ، مجری مناسب، برنامه ریزی پروژه ، پوشش هزینه ها و پشتیبانی اجرایی  تا حد زیادی در کاهش خطر در هنگام پیاده سازی MIS/ERP کمک می کند.

تخصیص زمان برای ایجاد نقشه ای کامل از فرآیندهای اصلی کسب و کار ضروری سازمان می تواند به کاهش ریسک نصب و استقرار یک نرم افزار حسابداری و مالی کمک کند. امکان ادغام و یکپارچگی با دیگر نرم افزارهای سازمان قطعا منجر به کاهش ریسک خرید و استفاده از یک نرم افزار مالی و حسابداری خواهد شد. مدیریت تغییر و آموزش کاربر نهایی نیز از موارد کلیدی برای مدیریت ریسک خرید یک نرم افزار مالی و حسابداری محسوب می شود.

7. مقیاس پذیری

مدیریت دامنه اولیه پیاده سازی نرم افزار های مالی و حسابداری برای جلوگیری از خطر و اطمینان از موفقیت لازم است. بدیهی است پس از یک اجرای موفق اولیه چشم انداز پیشرفت های آینده ملموس خواهد بود. توجه داشته باشید هنگام ارزیابی فروشندگان و ارائه دهندگان نرم افزارهای مالی و حسابداری، در نظر بگیرید که چگونه این فناوری با استراتژی کسب و کار شما همراستایی دارد؟ چگونه این نرم افزار به تسهیل و پشتیبانی برنامه های آینده سازمان شما کمک می کند؟ خواه برنامه های آینده شامل رشد ، بازارهای جدید ، ادغام با هر نرم افزار دیگری باشد ، فناوری جدیدی که انتخاب می کنید باید با جهت استراتژیک سازمان شما سازگار باشد.

8. منابع مورد نیاز

شرکت های ارائه دهنده نرم افزار های مالی و حسابداری باید مراجع یا همان مشتریان راضی و صاحب نامی داشته باشد. بهتر است این مشتریان در صنعت مشابه کسب و کار شما تجربه موفق داشته باشند.

9. مدیریت و مراقبت از مشتریان

آیا شرکت تولید کننده نرم افزار MIS/ERP برنامه پشتیبانی و آموزش مداوم برای کارکنان و مشتریان خود دارد ؟ مسائل  و مشکلات مشتریان را چگونه مدیریت و حل و فصل می کنند ؟ ارائه دهندگان نرم افزارهای موفق مالی و حسابداری باید در حوزه مدیریت نیازمندیهای مشتریان و مراقبت از مشتری ارزشهای لازم را داشته باشند.

5. 10 –پاسخ به سوالات کلیدی

• نرم افزار مناسب سازمان شما چیست ؟

شاید این سوال خیلی ساده و بدیهی به نظر برسد که یک نرم افزار مالی و حسایداری می تواند برای سازمانهای مشابه به یک شکل کار کند، اما جالب است بدانید که همیشه هم به این شکل نیست و الزاما یک نرم افزار با ساختار مشابه نمی تواند تضمین کند که در همه سازمان ها به یک شکل می تواند اثر بخش باشد .پس ارزیابی چگونگی عملکرد محصولات و نرم افزارهای مالی و حسابداری باید با استراتژی کسب و کار شما همراستا باشد و این یکی از کلیدی ترین شاخص ها در فرایند انتخاب نرم افزار می باشد. یافتن بهترین تناسب عملکردی شامل ارزیابی نرم افزار مالی و اداری، رویت دموی نرم افزار ، جلسه با مشاوران و راهکار است. در کنار این فرآیند پرداختن به موضوع نیارهای تجاری کسب و کار مربوطه، پیش بینی های لازم در حوزه عملکردی نرم افزار از دیگر نکات حائز اهمیت است.

• سولات مهم در خصوص انتخاب نرم افزار حسابداری

1. در حال حاضر نرم افزار مالی و حسابداری در محموعه شما موجود است ؟ آیا در حال استفاده هستید ؟
2. چه چیزی در مورد سیستم فعلی شما کاربردی نیست یا از رده خارج شده است ؟
3. آیا در حال بررسی برای انتخاب یک راهکار جدید مالی و حسابداری هستید ؟
4. چه ماژول های در سیستم فعلی شما خوب کار می کند؟
5. چه فرآیندهای دستی را می توانید به طور بالقوه خودکار کنید؟
6. در کدام حوزه های کسب و کار کاستی اطلاعاتی وجود دارد ؟
7. آیا گزارش های که سیستم به شما میدهد نیاز شما را به خوبی پاسخ میدهد ؟
8. چه ماژولهای تکمیلی دیگری نیاز شما را کامل می کند ؟

خروجی پاسخ به این سوالات باید فهرستی از نیازمندیهای انتخاب نرم افزار مالی و حسابداری باشد. در این فهرست باید تقدم و تاخر و اولویت ها مشتخص بوده و تایید مدیریت ارشد را نیز داشته باشد تا بتواند خریداری شده و توسط تیم اجرایی نصب و استقرار و عملیاتی گردد.

برای خواندن دیگر مقالات در این زمینه به سایت  برهان سیستم پاسارگاد  مراجعه فرمایید